OptiKEP

Bei zahlreichen namhaften Firmen ist OptiKEP für die hausinterne Sendungsverfolgung oft schon seit vielen Jahren im Einsatz und ist dort kaum mehr wegzudenken. Egal, ob Banken und Versicherungen, Fertigungsunternehmen, öffentliche Einrichtungen, Dienstleister usw., unsere Kunden kommen aus vielen verschiedenen Branchen.

Mit OptiKEP ist endlich eine zuverlässige und nachvollziehbare Zustellung von eingehenden Paketen und nachweispflichtigen Sendungen auch in großen Betrieben mit vielen Mitarbeitern möglich.

Die Bedienung ist einfach und rasch durchzuführen. Das Programm bietet viele Möglichkeiten und kann, auch mit unseren Erweiterungsmodulen, auf die Anforderungen je nach Einsatzzweck maßgeschneidert angepasst werden. Sowohl als Einzel- oder Mehrplatzinstallation, und auch für mehrere Standorte: OptiKEP bietet immer die passende Lösung.

Erfassung

Einfache und schnelle Bedienung

Beim Sendungseingang in der Poststelle oder im Wareneingang wird zunächst der Sendungs-Barcode des Paketdienstes gescannt. Der wird den Empfängern vom Versender oft schon per Mail mitgeteilt. Der gleiche Sendungscode wird also durchgehend ab Versand verwendet – gerade bei der Recherche nach vermissten Sendungen ein großer Vorteil. Beim Scannen wird der Paketdienst automatisch und zuverlässig erkannt.

Aus dem Sendungscode kann bei vielen Paketdiensten bereits der Absender erkannt werden. Zusätzlich kann ein eigenes Verzeichnis von häufig wiederkehrenden Absendern gepflegt werden. Nach Eingabe der ersten 3 Zeichen des Absenders wird eine Vorschlagsliste angezeigt, aus der der Absender einfach ausgewählt werden kann.

OptiKEP: Erfassungsmaske für eingehende Sendungen
Sendungserfassung per Barcode-Scan

Auch der Empfänger im eigenen Haus kann schnell erfasst werden: Auch hier wird nach Eingabe der ersten 3 Zeichen des Nachnamens eine Liste zur schnellen Auswahl des Empfängers angezeigt. Aus der Abteilung des Empfängers kann gleich die passende Zustellroute bestimmt werden.

Damit ist die Erfassung der Sendung bereits abgeschlossen. Nach kurzer Einarbeitung ist das in wenigen Sekunden erledigt.

OptiKEP: Auswahl des Empfängers aus der Telefonliste
Schnelle Empfängerauswahl aus der Telefonliste
Zustellung

Für die Zustellung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung

  • Eingehende Sendungen werden in der Poststelle in wenigen Sekunden erfasst, mit dem Sendungscode des Paketdiensts.
  • Verschiedene Zustellmöglichkeiten.
  • Der gesamte Prozess wird sicher im Sendungsarchiv dokumentiert, mit starken Suchmöglichkeiten.
Geräte für die Zustellung mit OptiKEP
Geräte für die Zustellung
Dokumentation

Sendungsarchiv

Alle Sendungen werden im Sendungsarchiv gespeichert und können dort einfach gefunden werden. Der jeweilige Status ist farbig markiert: Grün markierte sind bereits erfolgreich zugestellt. Mächtige Filterfunktionen erlauben die schnelle Suche nach einer bestimmten Sendung, auch bei hohem Sendungsvolumen.

OptiKEP: Sendungsarchiv mit farbig markiertem Status
Sendungsarchiv mit Filterfunktionen
OptiKEP: Detailansicht einer Sendung
Detailansicht einer Sendung

Mit Klick kann eine Detailseite angezeigt werden, falls vorhanden mit der Unterschrift und optionalen Bildern. Die Detailansicht kann gedruckt oder gleich per Mail verschickt werden. Es kann eingestellt werden, wie lange Sendungen im Archiv gespeichert werden sollen. Danach werden die Sendungsdaten automatisch gelöscht.

Erweiterungen

Module für den optimalen Einsatz

ABS Automatische Absenderkennung

Die Funktion dieses Moduls wurde bereits oben beschrieben, bei der einfachen und schnellen Bedienung zur Sendungserfassung.

TEL Telefonliste

Die Funktion dieses Moduls wurde oben bereits beschrieben. Für den Import der Mitarbeiterdaten stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

  • Direkte Anbindung an ein Active Directory. Dieses Verzeichnis ist in vielen Unternehmen vorhanden und wird laufend mit den aktuellen Mitarbeiterdaten gepflegt. Falls verfügbar, wird diese Lösung von vielen unserer Anwender bevorzugt.
  • Import aus einer Datei im CSV-Format.

BLD Bildfunktion

Mit dem Barcode-Scanner der Fa. Zebra können mit einem Klick Bilder aufgenommen werden, etwa zur Dokumentation von Beschädigungen. Auch Dokumente wie Lieferscheine etc. können als PDF-Datei angehängt werden und sind dann im Sendungsarchiv abrufbar.

AND Zustellung über Android-MDE-Geräte

Damit wird die Vor-Ort-Zustellung mit Entgegennahme einer Unterschrift möglich. Wir unterstützen Android-basierte MDE-Geräte der Firmen Zebra und Panasonic.

FIX Schnellerfassung

Beim Empfang von größeren Sendungsmengen werden zunächst nur die Sendungs-Barcodes gescannt. Die Anzahl der entgegengenommenen Sendungen ist damit dokumentiert und kann beim Paketzusteller quittiert werden. Die weitere Erfassung mit Absender und Empfänger findet dann in einem späteren Arbeitsgang statt.

STA Stafettenlösung

Falls mehrere Standorte mit Poststellen vorhanden sind, kann damit der Transfer zwischen den Poststellen sicher nachvollzogen und dokumentiert werden.

KST Kostenstellenabrechnung

Falls eine Kostenstellenabrechnung für den hausinternen Zustelldienst erfolgen soll, wird die sendungsgenaue Auswertung mit diesem Modul einfach möglich.

EIN Einschreibenabgleich

Mit den von der Deutschen Post bereitgestellten Einschreiben-Listen kann hier sehr einfach ein Abgleich mit den in OptiKEP erfassten Sendungen erfolgen.

OptiKEP live erleben

Gerne stellen wir Ihnen OptiKEP in einer Online-Präsentation vor.

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